Nie każdy człowiek lubi podróże zagraniczne. Jednak czasami nie mamy wyboru. Niekiedy podyktowane jest to wykonaniem obowiązków służbowych, niekiedy chcemy towarzyszyć bliskiej osobie w podróży jej życia bądź chcemy uczestniczyć w wydarzeniu, które właśnie odbywa się zagranicą. Pierwszym problemem, który można napotkać przy planowaniu podróży, będzie organizacja dojazdu do punktu docelowego.

 

Należy wybrać środek transportu i przewoźnika. Nie jest to łatwe, obecnie przewóz osób oferuje wiele firm i trzeba poświęcić nieco czasu by odnaleźć najkorzystniejszą ofertę, która dodatkowo będzie dostępna w dniu na który mamy zaplanowany wyjazd. Nie tylko ceny są kryterium branym pod uwagę przy wyborze przewoźnika, równie ważne są preferencje samych uczestników podróży. Niektórzy mogą bać się latać samolotami, inni mogą mieć chorobę lokomocyjną. Na pewno przed rezerwacją jakiegokolwiek transportu, warto jest zrobić rozeznanie i sprawdzić, np. w internecie, opinie na temat usług oferowanych przez poszczególne firmy transportowe. Szczególnie popularną opcją przy masowych wyjazdach zagranicznych jest wynajem autokaru do przewozu osób. Przy większej ilości osób jest to korzystna cenowo oferta- cena na osobę maleje wraz ze wzrostem ilości uczestników. Transport autokarem ma też inną, niepodważalną zaletę, mianowicie jest on bardzo wygodny. Mamy możliwość dowozu dokładnie do celu, nie musimy wysiadać na dworcach, ani przemieszczać się komunikacją miejską. Firmy świadczące usługi przewozów autokarem często mają bardzo szeroką ofertę, w której skład wchodzi m.in. kompleksowa obsługa konferencji.

Firma podejmująca się tego zadania czuwa m.in. nad wyborem miejsca, gdzie odbywać się będzie konferencja, rezerwacją hoteli dla gości zagranicznych, dowozem uczestników konferencji, cateringiem, a niekiedy nawet nad opracowaniem strony promującej konferencję.